Systemen voor succes: hoe je tijd overhoudt en groeit met je bedrijf

4 stappen om systemen in je bedrijf te creëren

Het vinden van de juiste systemen is iets wat we liever uitstellen. Dropbox of Google Drive kennen we vaak wel en gebruiken we ook, maar er zijn meer systemen die je werk in je bedrijf gemakkelijker en efficiënter kunnen maken. 

De volgende vragen kunnen opborrelen. Waar begin je, wat zijn de juiste systemen voor mijn bedrijf, hoe richt ik het in? Wat doe ik met mijn wachtwoorden? Of misschien heb je wel een heleboel systemen en zie je door de bomen het bos niet meer. 

Hoe je het wendt of keert of draait, systemen heb je nodig in je bedrijf. Anders verspil je kostbare tijd en blijft groei achter. Moet je nu alle systemen van A tot Z kennen, nee, dat hoeft niet. Systemen zijn continue in beweging, zoals regelmatige updates, aanpassingen en nieuwe verbeteringen. Dus van de hoed in de rand weten van je systemen lukt je niet eens. Daar heb je bijna een dagtaak aan. En daar zijn ze nu net niet voor bedoeld. Het hoognodige weten is wel handig, anders kun je ze niet inzetten voor je werk. 

Voor elke nieuwe klant een contract, facturen en zelfs e-mails uitwerken “from scratch” of steeds te copy-pasten en vervolgens je bestanden kwijt te raken in het doolhof van je systemen, is nu niet iets waar je blij van wordt. Of je bent aan het wikken en wegen met data in je agenda om een afspraak te maken met een potentiële klant? Of wat dacht je van je wachtwoorden, overal en nergens of op een plek waar het veilig is? En het laten liggen van waardevolle kansen, zoals bouwen aan een e-maillijst met een freebie? Het niet efficiënt inrichten van de systemen in je bedrijf, gaat ten koste van je kostbare tijd én belemmert de groei van je bedrijf. Het kan en mag eenvoudiger en gestructureerder, oftewel efficiënter en effectiever. 

Systemen hoeven niet ingewikkeld of overweldigend te zijn. Voor ieder bedrijf, branche of beroep zijn er systemen die bijdragen aan het succes van een onderneming. Systemen maken je bedrijf soepeler, meer gestroomlijnd en productiever.

Wilt je tijd besparen en je bedrijf laten groeien? Natuurlijk wil je dat!

Pas deze 4 stappen toe om systemen in je bedrijf te creëren:

1. Zet al je zakelijke activiteiten op papier (het liefst digitaal)

Weet je eigenlijk wel wat je allemaal doet in je bedrijf? Dat is namelijk heel veel. Maak een inventaris van je zakelijke activiteiten, zoals het schrijven van inhoud, het plannen van e-mailnieuwsbrieven, het maken van contracten, offertes en facturen, het plannen van gesprekken (online en offline), dagelijkse planning, projectbeheer, vergaderingen, website-updates, het creëren van marketing funnels voor lanceringen, het betalen van teamleden / het bijhouden van bedrijfskosten, statistieken lezen en ga zo maar door. 

Voor het opzetten van systemen is het belangrijk om te begrijpen wat je als ondernemer allemaal doet. Dit kun je ook doen aan de hand van een mindmap.

2. Wat je zou kunnen automatiseren

Heb je je lijst met al je werkzaamheden klaar? Dan werk je elke activiteit uit in een proces. 

Een SOP (standard operating procedure) heet dat. Dit doe ik voor mijn klanten, of hun teamleden die met de activiteit uitvoert, schrijft gelijk een SOP. 

Kijk vervolgens of je een activiteit die je nu zelf doet, kunt automatiseren? 

Kun je iets één keer opzetten en het vervolgens elke keer dat je de taak moet uitvoeren, hergebruiken? 

Of dat potentiële klanten je nu steeds een e-mail sturen of bellen om een afspraak in te plannen, kun je ook een automatische kalender op je website plaatsen met bijvoorbeeld een vragenlijst voor het gesprek. Zo maak je het voor de mensen eenvoudiger om een afspraak met je te plannen én je hebt direct de voldoende informatie om het gesprek in te gaan. Op deze manier mis je geen kansen. 

Ondernemers denken vaak dat ze bij elke stap in het proces betrokken moeten zijn. Betrokken zijn is wat anders dan op de hoogte zijn, in dit geval. Wanneer je elke activiteit opschrijven en het proces uit werkt, ontdek je dat er processen zijn die je kunt automatiseren, dat jij als ondernemer er tussenuit gehaald kan worden. 

Systemen en processen zijn er voor ons ondernemers en om het ons makkelijker te maken. 

3. Tools

Er is echt een tool of platform voor alles. Ik adviseer je om niet alle tools en platforms uit te gaan zoeken en uitgebreid te gaan leren kennen. Kijk naar wat je op dat moment nodig hebt en zoek dan uit welke tool of platform het beste bij je past. Ook zijn er veel platforms die meerdere activiteiten voor je kunnen overnemen. Denk bijvoorbeeld aan CRM (Customer Relation Management) systemen, Project management Tools, Marketingsystemen en meer. Het hangt er echt van af waar jij je bevindt in je bedrijf. 

Wat je op dit moment nodig hebt en waarvoor je wil betalen. Als je net begint, zijn er een heleboel gratis of goedkope opties die je kunt instellen. Er is een tool voor alles. Ik werk zelf bijvoorbeeld met Click Up (Projectmanagement), Dubsado (CRM), Google Drive (Documenten), Zoom (online meetings), WordPress (website), LastPass (wachtwoorden op een veilige plek).

4. Evalueren

Neem de tijd om te zien of deze nieuwe systemen voor je werken, geef ze een maand of twee. Verfijn de processen om ze beter voor je te laten werken. Als je merkt dat een bepaalde tool, systeem of proces gewoon nergens op slaat, verander het! Je zult tot op zeker hoogte het een en andere leren en ontdekken aan de systemen. Als je merkt dat het je meer frustratie dan hulp bezorgt, zoek dan een andere manier. En uiteindelijk kun je altijd nog uitbesteden!!

Zodra je deze systemen hebt geïmplementeerd, loopt je ​​bedrijf veel soepeler en heb je tijd en ruimte in je bedrijf gecreëerd om te blijven groeien!

Ben je aan het nadenken over systemen en processen in je bedrijf, plan dan een discovery call, kennismakingsgesprek in en bespreken welke mogelijkheden er zijn. Ik kan je helpen welke systemen bij je bedrijf passen.

Groetjes, Saskia van Ommen